5 etapas para tomar uma decisão em grupo

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Aug 18, 2023

5 etapas para tomar uma decisão em grupo

Adotar um processo sistemático de tomada de decisão protege as equipes das possíveis armadilhas e... [+] frustrações que muitas vezes acompanham as decisões do grupo. As decisões por comitê são inerentemente

Adotar um processo sistemático de tomada de decisão protege as equipes das possíveis armadilhas e... [+] frustrações que muitas vezes acompanham as decisões do grupo.

As decisões por comitê são inerentemente problemáticas. Muitas vezes são dominados pela voz mais alta na sala, resultando em autoridade pouco clara e debates prolongados que atrasam as resoluções. E o pior de tudo é que uma decisão importante é por vezes tomada sem que os factos adequados a informem.

Um equívoco comum é que as reuniões levam automaticamente a resultados produtivos. No entanto, quando as discussões se estendem indefinidamente, chegar a uma resolução conclusiva torna-se uma tarefa difícil. A chave para melhorar a equação da tomada de decisões reside na consulta do grupo maior para recolher informações e, posteriormente, capacitar os decisores designados para finalizarem as escolhas. Mas mesmo quando se limita a participação aos dirigentes da empresa, chegar a uma decisão pode ser um desafio e ainda podem surgir conflitos.

Para abordar estas complexidades, desenvolvi uma estrutura pragmática de cinco etapas que melhora a tomada de decisões em grupo, promovendo a eficiência e o sucesso. A estrutura foi derivada do trabalho de consultoria que fiz com grandes equipes executivas dedicadas a aprimorar seus processos estratégicos de tomada de decisões. Os desafios de tomada de decisões em grupo afetam todos os níveis de uma organização, de cima para baixo. Ao adotar esta abordagem refinada, as organizações podem alcançar processos de tomada de decisão mais eficazes e simplificados que levam a melhores resultados em toda a empresa.

1. Identifique com quem a responsabilidade vai

Na busca de uma tomada de decisão eficaz, é fundamental reconhecer a inevitabilidade de pontos de vista divergentes. A identificação dos principais decisores, dotados de experiência e autoridade, torna-se fundamental neste processo, ao mesmo tempo que designa a autoridade de decisão final. Este número crucial carrega o peso da decisão final.

Dica: Ao enviar convites para reuniões, é importante lembrar que o objetivo não é apaziguar convidando participantes desnecessários, mas garantir contribuições significativas das partes interessadas relevantes. O valor reside em discussões objetivas e não em convites indiscriminados.

2. Defina o problema central

Obtenha alinhamento e acordo sobre qual é o problema singular a ser resolvido. Muitas vezes as pessoas propõem iniciativas e buscam feedback sem definir a raiz do problema que estão resolvendo. Eles estão começando com uma solução em vez do problema.

Não classifique a solução ainda. As empresas perdem tempo tentando resolver os problemas errados ou introduzindo um problema tangencial no debate para turvar a água. Se o problema em questão for a localização de um novo escritório, não discuta se o moral está baixo ou se as pessoas precisam de mesas permanentes. Estes podem ser fatores posteriores, mas chegar a um acordo sobre um problema singular manterá o foco da reunião. Este pode ser um passo curto e pode até ser concluído antes da reunião ocorrer. Mas uma vez identificado, definido e acordado o problema singular, isso ajudará a tomada de decisão a manter-se no rumo certo durante o resto da reunião.

3. Determine os fatores que influenciam

É aqui que o verdadeiro debate deve ocorrer e deve ocupar a maior parte da reunião. Que questões afetarão a decisão? Que questões serão afetadas pela decisão? Que conjunto de considerações (ou princípios de design) constitui a base de uma boa decisão? O que estamos buscando alcançar? Faça uma lista e restrinja os mais importantes. Quais fatores terão mais peso?

Debata também quais fatores NÃO devem influenciar a decisão final. Talvez você decida que a opinião popular dos funcionários não será um fator no julgamento de soluções. Talvez você decida que a opinião minoritária deveria ter mais ou menos influência nesta situação.

Debater os fatores (e não-fatores) impedirá que a voz mais alta na sala se torne o único influenciador. Deliberem e depois decidam juntos quais critérios usarão para julgar as soluções que ainda estão por vir. Novamente, NÃO ofereça soluções ainda. Atualmente você está definindo os critérios pelos quais as soluções serão julgadas. Mantenha o foco até que cada fator seja ouvido, avaliado e decidido.